Gestion des documents

AS4 facilite la gestion des documents grâce à une gestion automatique de leurs versions, une gestion centrale de leur mise en page et un workflow numérique pour leur contrôle et approbation. Vous gérez ainsi toutes les modifications, remarques et nouvelles informations concernant votre système de gestion de la qualité. Via une modification centrale, vous révisez facilement tous les documents (comme par exemple les procédures et instructions de travail), processus et formulaires concernés.  Grâce à des hyperliens dans l’application web, Vos collègues ont également facilement accès aux informations connexes.

Gestion des processus

La gestion des processus est facilitée par des schémas de traitement et des organigrammes interactifs. AS4 Point convertit des fichiers MS Visio au format HTML et les dote d'intelligence, comme des hyperliens vers d'autres processus, des documents de soutien et/ou des descriptions avec les tâches, compétences et responsabilités y afférentes.

Vos collègues trouvent rapidement les informations connexes via des hyperliens ou demandent une étape de processus. Dans cette étape de processus, on voit directement qui est responsable, quelles normes sont associées et quels documents, processus et formulaires sont rattachés à cette étape de processus. Des vues d’ensemble montrent toutes les étapes de processus qui sont liées à une fonction, un département ou une norme spécifiques. On voit donc directement qui est impliqué dans quels processus et quel rôle est le sien.

Approche personnalisée

AS4 Point met des informations personnalisées à disposition. En fait, on autorise les utilisateurs à l’endroit où ils « entrent » dans le système. Le système « sait » ainsi quelles informations sont associées à une fonction, un groupe ou un département. Les actions en attente apparaissent sur un tableau de bord personnel, les nouvelles informations sont affichées au-dessus et on peut cliquer directement sur ses documents personnels favoris. Chaque utilisateur navigue facilement et rapidement vers les bonnes informations via des menus, diverses vues d'ensemble et la fonction de recherche qui est large et puissante. 

Grâce à ces puissantes possibilités d’autorisation au niveau de la personne, de la fonction, du département et du groupe, vous êtes certain que les bonnes informations parviennent au bon moment à la bonne personne. Grâce à la gestion des documents, vous êtes également certain qu’on travaille toujours avec la version actuelle de vos documents, processus et formulaires.

Documents intelligents

AS4 Point permet de faire des formulaires numériques en un tour de main. Cela inclut notamment les check-lists, les formulaires de demande, les communications, le traitement des réclamations, les anomalies, les incidents, les audits, les inventaires de risques, etc. En dotant les formulaires d’une logique, comme des champs obligatoires, la recherche automatique de données dans d’autres systèmes, les calculs et le contrôle d'accès, on peut obtenir les résultats sous la forme de rapports clairs.

KPI en temps réel

Mesurer, c'est savoir. Avec la composante indicateurs de performance, vous pouvez voir via un tableau de bord en temps réel comment la situation actuelle se présente par rapport à vos KPI et ce, sous forme graphique (graphique, ou diagramme). Vous pouvez réagir à temps et partager le statut facilement avec vos collègues.

Le tableau de bord permet aussi de consulter un historique des résultats, par exemple pour faire des analyses de tendances. Ces informations peuvent provenir de bases de données externes ou être fournies via des formulaires web intelligents.